Descripción de Optistor

Introducción

Actualmente, mantener la productividad y la organización es crucial para el éxito de cualquier empresa. Sin embargo, la gestión  documental eficiente puede convertirse en un verdadero desafío.


Es posible que te encuentres luchando por encontrar la información que necesitas, perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o incluso enfrentar riesgos de seguridad al manejar información confidencial de manera inadecuada.


Optistor es un sistema de alto rendimiento para captura y gestión documental que permite escanear, clasificar, almacenar y gestionar de manera electrónica los documentos de una organización.


Es un sistema centralizado auto alojado en tu propio servidor y reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda.


Optistor permite la captura, indexación, integración, almacenamiento y consulta segura de tus documentos en formato digital, ya sean archivos PDF, PDF/A, Word, Excel o bien, imágenes Tiff, Multi-Tiff, JPG y PNG. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.


Principales Beneficios

Optistor ofrece diversas características y funcionalidades que permiten una gestión eficiente de los documentos en una organización. Algunas de las características más comunes son:


  • Centralización: a través de un repositorio centralizado donde se pueden almacenar todos los documentos de la organización, eliminando la necesidad de múltiples ubicaciones dispersas.


  • Indexación y búsqueda avanzada: indexando los documentos con metadatos contenidos en SQL, como el título, autor, fecha, palabras clave, entre otros, para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos a través de filtros.


  • Seguridad y control de acceso: proporciona medidas de seguridad avanzadas para proteger los documentos confidenciales y restringir el acceso no autorizado.


  • Auditoría y trazabilidad: registrando actividades y cambios realizados en los documentos, lo que proporciona un registro de auditoría completo.


  • Integración con otras aplicaciones: Optistor puede integrarse con otras aplicaciones dentro de las aplicaciones del cliente, cuando se utiliza nuestro conector SDK compatible con lenguajes de programacion C# .NET, Javascript, Delphi, Progress, Powebuilder, entre otros.


  • Soberanía de datos: Optistor se instala y aloja en tu propio servidor Linux o Windows Server, tú tienes el control total, legal y físico sobre toda la información que se captura y almacena en tu organización.

Principales Funcionalidades

CAPTURA


Hoy en día, la captura de documentos e imágenes pueden provenir de múltiples ubicaciones: un escáner de escritorio, un escáner de alto rendimiento, un multifuncional, buzón de correo, una carpeta supervisada o hasta la cámara de un teléfono. Con Optistor, la fuente no modifica nada en las etapas posteriores, siguen las mismas reglas en cada tarea previamente configurada.


  • Mejora automática de imágenes: Usa tecnología para enderezar páginas torcidas, limpiar fondos oscuros y eliminar páginas en blanco de forma automática.


  • Ingesta multicanal: Reúne documentos de cualquier fuente, ya sean escaneados físicamente, recibidos por correo electrónico, cargados desde aplicaciones móviles o carpetas compartidas.


  • Escáneres TWAIN: Controla tu escáner o multifuncional mediante su controlador TWAIN impresión a doble cara, alimentador automático de documentos (ADF), eliminación de páginas en blanco y corrección de inclinación. Excelente alternativa para digitalizacion para multiples departamentos.


  • Escáneres VRS Elite: Software avanzado de mejora de imágenes diseñado para optimizar y automatizar el proceso de digitalización de documentos en escáneres certificados, común en equipos de producción de alto volumen. Óptimos para digitalización centralizada y por lotes.


  • Carpeta de Optistor: Apunta cualquier dispositivo a una carpeta y Optistor procesará todo lo que encuentre allí. Así es como funcionan los escáneres de red y las impresoras multifunción sin controlador.


  • Captura remota y de sucursal: Las sucursales, el personal de campo y los trabajadores a domicilio escanean sus datos a través de un sistema centralizado. Los archivos se sincronizan mediante una carpeta compartida o un enlace FTP y se procesan de forma centralizada siguiendo las mismas reglas.



INDEXACIÓN


El paso más importante y que con mayor frecuencia se omite en el flujo de datos es la correcta indexación de los mismos. Se pueden incorporar pasos al proceso para clasificar los datos antes de guardarlos y enviarlos.


  • Indexación automática mediante datos existentes: La función de autocompletar de Optistor es una manera sencilla de asociar varios campos de índice a un documento sin tener que volver a escribir datos que ya existen en otra base de datos. Esta función utiliza una búsqueda en la base de datos para recuperar los registros que coinciden con los valores clave introducidos por el usuario. A continuación, los campos de índice vacíos se rellenan automáticamente con los datos de la búsqueda. Tras introducir solo un campo, los datos se autocompletan, creando así una base de datos de documentos.


  • Modo de emparejamiento y conexión (DWH): Optistor incluye el modo "Coincidir y adjuntar", que combina la potencia de la función de autocompletar con la capacidad de actualizar los registros existentes en su base de datos como: Microsoft SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Progress, Oracle, Informix o cualquiera ODBC.


  • Reconocimiento de códigos de barras: Optistor es capaz de leer códigos 1D y 2D en cualquier parte de la página, con cualquier rotación. Es el método de indexación más fiable que existe, porque un código de barras se lee correctamente o no se lee en absoluto; nunca se lee mal.


  • Separación de documentos: Decida dónde termina un documento y comienza el siguiente: mediante la portada del código de barras, el número de páginas o un cambio en el valor leído de la página. Escanee toda la caja a la vez y deje que el lote se divida automáticamente.



ALMACENAMIENTO


Optistor es un sistema que puede operar en servidores Linux o Microsoft Windows Server, utiliza Microsoft SQL Server Express para su almacenamiento, pero bajo un enfoque híbrido. La plataforma no guarda todo en la base de datos, sino que divide la información en dos componentes principales: 


Lo que sí se almacena en la base de datos SQL:  El servidor SQL se encarga de estructurar el repositorio de Optistor, almacena principalmente:


  • Metadatos: Campos de búsqueda, catálogos y relaciones entre documentos.
  • Estructura: El orden de las carpetas y la jerarquía del repositorio.
  • Seguridad: Configuraciones de acceso, usuarios, contraseñas y privilegios.
  • Auditoría y Procesos: Historial de cambios (Auditoría) y flujos de trabajo (Workflow).


Lo que NO se almacena en SQL (Los Volúmenes):


  • Los archivos físicos reales (imágenes de páginas, archivos PDF, Word, Excel, etc) no se guardan dentro de las tablas de SQL. Optistor los almacena en el sistema de archivos del servidor estructurado en directorios llamados Volúmenes. Esto evita que la base de datos SQL crezca desmesuradamente y degrade el rendimiento del sistema.


Versiones de SQL compatibles: Nuestra version actual Optistor V9 opera con la nueva versión Microsoft SQL Server Express 2025, donde el límite de tamaño por base de datos subió de 10 GB a 50 GB.


  • SQL Server Express: Incluido en Optistor, soportado de forma nativa (Sin Costo) para repositorios de hasta 5 millones de páginas y usuarios ilimitados concurrentes.


  • SQL Server Standard / Enterprise: Opcionalmente recomendado para entornos de producción corporativos debido a su alta capacidad de procesamiento y opciones de alta disponibilidad. 



CONSULTA


Existen tres formas consulta de Optistor de  fácil adopción y con capacidad de visualización avanzada multiformato que son:


  • Escritorio local en Windows: Incluido en la versión estándar, la nueva version se ha desarrollado con una potente biblioteca de componentes y herramientas de interfaz de usuario (UI) para aplicaciones en Windows, con elementos modernos, de alto rendimiento y diseño profesional.


  • Navegador Web: El enfoque principal es que los usuarios puedan consultar y analizar sus documentos e imágenes via internet. Este módulo es un componente opcional y es compatible con prácticamente cualquier navegador.


  • Aplicación del Cliente: Utilizando Optistor Conector SDK (producto opcional) el desarrollador fácilmente puede conectar directamente su aplicación con nuestro módulo de consulta, en cualquier lenguaje de programación ya sea en ambiente Cliente/Servidor como Web.


Plataforma Operativa


IMPLEMENTACIÓN AUTOALOJADA Y AUTOADMINISTRADA


Para cumplir con los requerimientos de soberanía de la información que obliga a todas las entidades de gobierno, universidades públicas, financieras y para cualquier sujeto obligado, Optistor se ofrece como una solución autoalojada y autoadministrada bajo cualquier tipo o modelo de servidor, ya sea:


  • Entorno físico propio: En propias instalaciones (on-premise), lo que te da control total del hardware y los datos. Requiere comprar servidores o infraestructura física.


  • Servidor privado virtual (VPS):  En un servidor físico compartido virtual de alto rendimiento, usualmente los costos son bajos y predecibles, en un entorno totalmente aislado.


  • Modelo IaaS (Infraestructura como Servicio): En máquinas virtuales en la nube (como Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure o Google Cloud). No obstante al basarse en un modelo de pago por consumo, no tiene previsibilidad en los costos mensuales y dificulta el control del presupuesto.


Con cualquiera de los tres modelos de implementación, mantienes el control total y soberanía de la información lo que garantiza que el proveedor del software no pueda consultar tus documentos ni utilizarlos para entrenar modelos de IA sin tu consentimiento explícito.


REQUERIMIENTOS OPERATIVOS


  • Estación de trabajo: Windows 11 Pro preferentemente o Windows 10 Pro.
  • Servidor: Windows Server 2016, 2019, 2022, 2025, Linux Red Hat Enterprise 9 y 10 y Ubuntu 22.04 LTS y 24.04 LTS.
  • Base de Datos: Microsoft SQL Express 2025 (Incluida).
  • Servidor Web (opcional): Windows IIS 10.0 y Apache 2.4 o superior.
  • Navegadores compatibles: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox y Apple Safari.
  • Escáneres y Multifuncionales: Cualquier marca y modelo que incluya controlador TWAIN.
  • Escáneres de producción alto rendimiento: Cualquier marca y modelo que sea certificado con Tungsten VRS Elite (Antes Kofax).


Versiones de Optistor


OPTISTOR V9 VERSIÓN OFICINAS PEQUEÑAS


  • Servidor: Licencia para un solo servidor Microsoft Windows Server.
  • Consulta: Licencia para usuarios ilimitados.
  • Digitalización (Escáner): Licencia para un solo usuario.
  • Indexación (Multifuncionales): Licencia para un solo usuario.
  • Administración: Licencia para un solo usuario.



OPTISTOR V9 VERSIÓN CORPORATIVA


  • Servidor: Licencia para un solo servidor Linux o Microsoft Windows Server.
  • Consulta: Licencia para usuarios ilimitados.
  • Digitalización (Escáner): Licencia para usuarios ilimitados.
  • Indexación (Multifuncionales): Licencia para usuarios ilimitados.
  • Administración: Licencia para usuarios ilimitados.


MÓDULO DE CONSULTA WEB (OPCIONAL)


  • Servidor: Licencia para un solo servidor Linux Apache o Microsoft Windows Server IIS.
  • Consulta: Licencia para usuarios ilimitados.
  • Optistor: Compatible con ambas versiones de Oficinas Pequeñas y Corporativa.


OPTISTOR CONECTOR SDK


  • Licencia: Licencia única e ilimitada para múltiples desarrolladores.